Facturación Electrónica en cuenta regresiva: tres pasos a seguir para implementarla.
La DIAN presentó el calendario para la implementación de facturación electrónica en donde más de 220 mil empresas de diversos sectores en Colombia tendrán que estar facturando electrónicamente antes del 9 de septiembre.
Según datos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para noviembre del 2019 se habían movilizado cerca de 5,4 billones de pesos a través de 2,1 millones de documentos digitales, lo cual evidencia un balance positivo para el proceso de facturación electrónica. No obstante, muchas empresas en Colombia aún no facturan electrónicamente, y con la situación actual, realizar esta transformación puede resultar compleja si no se tienen en cuenta los procesos y las nuevas fechas que la DIAN dio a conocer en su resolución número 000042 del 5 de mayo de 2020.
De acuerdo con lo que dice la resolución de la DIAN, todas las empresas iniciaron el proceso de registro y habilitación en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta el 15 de mayo del 2020 y cerca ya de 107 mil de las más de 226 mil están generando factura digital o se encuentran en proceso de hacerlo, lo que quiere decir que aún faltan más de 118 mil empresas para que se unan antes del 9 de septiembre del 2020.
Estas empresas deben tener en cuenta los siguientes pasos para empezar a implementar la facturación electrónica y no quedarse relegadas ante la cuenta regresiva de la DIAN:
- Contar con un software de facturación electrónica: La empresa debe decidir cómo generar la factura y considerar un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para realizar esta operación. La entidad actualmente ha autorizado a más de 88 proveedores tecnológicos que están disponibles a la hora que la empresa decida realizar las pruebas. Para Andrés Torres, Líder de Facturación Electrónica de Alegra.com, “se deben tener en cuenta proveedores que permitan la integración con los programas contables y administrativos de cada empresa, así, la información estará en un sólo lugar”. También afirma que “la seguridad es lo más importante a la hora de elegir el proveedor, contar con un sistema en la nube garantizará que la información esté protegida y poder acceder a ella desde cualquier dispositivo y lugar”.
- Realizar el proceso de habilitación como facturador electrónico ante la DIAN: Después de considerar el proveedor tecnológico se debe realizar un proceso de habilitación ante la entidad, este consiste en que la empresa según su actividad económica compruebe a través de unas pruebas tecnológicas la capacidad del proveedor tecnológico para realizar facturas electrónicas. Durante las pruebas de habilitación se enviarán facturas, notas débito y crédito electrónicas al servicio web desarrollado por la DIAN, con información de prueba, con el fin de comprobar que se cumplan las condiciones técnicas fijadas por la DIAN. Este procedimiento se puede hacer online.
- Solicitar la resolución de facturación electrónica: Cada factura electrónica debe contar con: número de autorización, rango autorizado y vigencia de autorización. Al tener la resolución de facturación electrónica, se deberá asociar al software del proveedor tecnológico habilitado, este proceso se realiza desde la opción Facturando electrónicamente de la DIAN, una vez generado este proceso se podrá empezar a generar facturas digitales.
Para la fecha, la facturación electrónica se ha vuelto una obligación para muchas empresas en Colombia, sin embargo Andrés Torres, Líder de Facturación Electrónica de Alegra.com invita a las compañías que dejen ver esto como una obligación y lo vean más como una decisión que traerá muchos beneficios para sus negocio, así como recalca la importancia de tener un proveedor tecnológico ya que “la elección del proveedor es muy importante pues será el guía a lo largo del proceso, evitando que hayan preocupaciones sobre cómo llevar a cabo la implementación, el proceso sólo demora 10 minutos en proveedores como Alegra.com”.