Nómina electrónica: Se vence el plazo para no facturadores electrónicos y personas naturales

La nómina electrónica es un proceso establecido por la DIAN en donde se debe generar y transmitir de forma independiente, por cada uno de los empleados, el valor correspondiente a los gastos laborales mensuales y que quién la emite tiene múltiples beneficios. Este proceso ya es obligatorio para todas las empresas facturadoras electrónicas en el país de cualquier tamaño.

Sin embargo, este 1 de julio vence el plazo que la Dian otorgó a las empresas que no están obligadas a facturar electrónicamente y a las personas naturales que tienen desde 1 empleado a su cargo. Es decir, un colombiano que contrate formalmente a una persona, estará en la obligación de reportar a través de la emisión de nómina electrónica los pagos ante la entidad.

Dentro de esta obligatoriedad entrarán empresas que no son responsables de IVA, negocios o personas independientes, personas naturales que contraten por ejemplo a otras personas para labores domésticas o de servicios generales en sus lugares de trabajo, o para el desarrollo de sus actividades comerciales. Los colombianos tienen soluciones gratuitas para cumplir con la obligatoriedad:

1. El servidor gratuito de la DIAN. La DIAN ha generado este 2022 una solución gratuita para la emisión del Documento soporte de pago de Nómina Electrónica, la desventaja es que no es un software contable y no tendrás toda tu información centralizada en un solo lugar.

2. Existen portales como tunominaelectrónica.com que permite la habilitación y la emisión de hasta 2 empleados ante la entidad de forma gratuita, una solución ideal para este grupo. La barrera quizás es que este no cuenta con una atención al cliente personalizada y la información tampoco estaría centralizada. 

3. Proveedores tecnológicos como Alegra.com que también permite la habilitación y emisión gratuita de hasta 2 empleados, la ventaja es que encontrarán soporte especializado que los ayuden en el proceso de habilitación ante la entidad que la app la hace en minutos, así como la información centralizada al ser un software especializado en contabilidad, administración y facturación electrónica. 

Precisamente, Leidy Mejía Sánchez, Líder de Nómina Electrónica en Alegra.com recalca los beneficios de cobijarse bajo la obligatoriedad de emisión, “con esto, las personas naturales y empresas no facturadores podrán usar los costos y deducciones relacionadas con nómina en su declaración de renta, mantener al día la información reportada ante la DIAN, así como, en un futuro, poder acceder a devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas”.

El reto está en la informalidad 

Para Mejía, el reto se encuentra en la informalidad que presenta el país en materia laboral, según datos del DANE, en el país se encuentran más de 5 millones de personas ocupadas informalmente, “la educación y sensibilización será el reto para que personas naturales o empresas no obligadas a facturar electrónicamente se sumen a la emisión y gocen de los múltiples beneficios de emitir comprobantes de nómina electrónica”. La experta Nómina Electrónica también recalca que “lo importante es que existen soluciones gratuitas que nos ayudarán en el proceso y no representarán ningún gasto adicional en sus procesos”.