Nómina Electrónica: Llega la recta final de la obligatoriedad y empresas que no emitan tendrán sanciones

Se acerca la fecha máxima para que todas las empresas en Colombia entren en obligatoriedad de emisión de Nómina Electrónica. Este trámite fue implementado con el objetivo de seguir impulsando la transformación digital tributaria del país donde se busca tener mayor automatización en los procesos de recaudación de impuestos.

Alegra.com, proveedor tecnológico autorizado por la DIAN para la emisión de nómina electrónica resuelve las dudas más frecuentes en la última etapa de obligatoriedad:

¿Qué es Nómina Electrónica y para qué sirve?

La Nómina Electrónica es un documento soporte en formato .XML con información de las liquidaciones de nómina que se transmiten de manera mensual a la DIAN a través de medios electrónicos. Permite al encargado de nómina poder realizar estos pasos en cualquier parte del mundo por internet.

¿Cómo puedo tener la Nómina Electrónica?

Para emitir nómina electrónica se puede realizar bajo dos modalidades: Por desarrollo propio o a través de un proveedor autorizado de la DIAN. Hoy por hoy, existen más de 99 proveedores autorizados y dispuestos a ayudar en este proceso. Uno de ellos es Alegra.com, que ofrece hasta un plan gratis para empresas de hasta 2 empleados. 

¿Emitir nómina electrónica es lo mismo que liquidar la nómina?

Muchos confunden la emisión de la nómina electrónica con la liquidación de la misma. Estos son dos procesos diferentes pero que tienen relación. La liquidación es el cálculo del salario devengado por el trabajador junto con el cálculo de las prestaciones, deducciones laborales y provisiones correspondientes. Mientras que la emisión de la nómina electrónica será el documento soporte de estos pagos.

Alegra.com facilita el proceso a todas esas empresas que no tienen un sistema de liquidación por costos y que lo hacen a través de hojas de cálculo como sheets o excel, pues cargaran esta información a la plataforma y podrán emitir nómina electrónica.

¿Por qué se dice que se está en la última etapa la obligatoriedad de Nómina Electrónica?

Recordemos que la habilitación inició el 18 de agosto del 2021 para todas las empresas en Colombia, pero no todas estaban obligadas hacerlo y dependen de la fecha de obligatoriedad que tuvieran cada una de ellas.

Hasta el momento empresas que tienen entre 11 a 250 empleados están en obligación de emitir y le llegó el turno a empresas que tengan hasta 1 empleado en emitir nómina electrónica y esta inicia el 1 de diciembre de 2021. Sin embargo, el 6 de diciembre de 2021, la administración tributaria publicó un proyecto de resolución mediante la cual establecería un plazo especial para la transmisión de dichos documentos para empleadores que tienen a su cargo entre 1 y 10 trabajadores.

Esto quiere decir que podrán realizar la primera transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento derivado de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina, correspondientes a los meses de diciembre de 2021, enero y febrero de 2022, de forma independiente, dentro de los 10 primeros días del mes de marzo de 2022.

En Alegra.com el proceso de habilitación es muy sencillo y sólo dura 10 minutos, así que las empresas podrán estar al día desde mucho antes y así cumplir con la DIAN. Las empresas con hasta 2 empleados pueden emitir nómina electrónica gratuita.

¿Se tiene algún beneficio emitir Nómina Electrónica? ¿Existen sanciones?

Todas las empresas emitan Nómina Electrónica podrán en su declaración de impuestos, deducir estos gastos como pagos de nómina ante la DIAN, quién no emita, no podrá tener este alivio tributario. Aparte de no ser sancionado de acuerdo al Art. 651. Sanción por no enviar información.

Según el artículo 651 de la ley en mención, al no suministrar la información correspondiente dentro de los plazos establecidos o que el contenido tenga errores será sancionado con una multa que no supere los 15.000 UVT ($552.000.000 teniendo en cuenta el UVT de 2021), la cual será fijada teniendo en cuenta los siguientes criterios:

a) El cinco por ciento (5 %) de las sumas respecto de las cuales no se suministró la información exigida.

b) El cuatro por ciento (4 %) de las sumas respecto de las cuales se suministró en forma errónea.

c) El tres por ciento (3 %) de las sumas respecto de las cuales se suministró de forma extemporánea.