POS electrónico obligatorio: Lo que deben saber las mipymes 

A través de estas normativas, la DIAN busca digitalizar casi por completo los comprobantes de transacciones comerciales. Así, desde el 1 de junio, todas las micro, pequeñas y medianas empresas deberán emitir sus comprobantes de venta de forma digital, ya sea a través de documentos equivalentes, POS electrónicos o facturas electrónicas.

En este contexto, Alegra.com, el ecosistema de contabilidad y facturación para Pymes, comparte aspectos esenciales que se deben considerar para emitir tiquetes POS de forma electrónica y cumplir sus obligaciones con la DIAN

Andrés Torres, Líder de Cumplimiento en Alegra.com, explicó: “Aunque las medidas adoptadas por la DIAN pueden abrumar a las mipymes, el uso adecuado de herramientas de facturación POS puede garantizar su cumplimiento”. Añadiendo, “Con soluciones de Punto de Venta, los comerciantes no solo pueden emitir comprobantes electrónicos, sino controlar su stock y movimientos de caja”. 

Consideraciones a la hora de elegir sistema POS

A la hora de adquirir un sistema para emitir comprobantes electrónicos, Torres recomienda considerar:

1. Usabilidad: el punto inicial de este proceso es contar con un software que ofrezca una buena experiencia de usuario. Es decir, los procesos deben ser simples y veloces de principio a fin, sin complejidades ni largos tiempos de aprendizaje.

2. Tecnología de nube: de acuerdo con la Asociación Nacional de Empresarios de Colombia, el 72% de las empresas ya utilizan la tecnología de la nube. Por eso, un proveedor que permita crear facturas desde cualquier dispositivo y lugar facilitará las operaciones de las pymes, mejorando su competitividad y relación con los clientes.

3. Integración: para sacar el máximo provecho de la digitalización de las facturas, se deben integrar estos documentos con la contabilidad del negocio. Así, ecosistemas contables como Alegra.com permiten llevar todas las operaciones en un mismo lugar, incluyendo facturas, control de los ingresos y gastos, inventarios, reportes contables, y otros. Este tipo de integraciones permiten a las mipymes acceder a la información de su negocio en tiempo real y tomar decisiones estratégicas.

4. Soporte: es normal que, durante este proceso, surjan dudas. Por eso, contar con soporte especializado 24/7 resulta indispensable. Este debe estar disponible por todos los canales existentes, así como de notificar las actualizaciones de acuerdo con los lineamientos establecidos por la DIAN. 

5. Seguridad: Los datos contenidos en las facturas y comprobantes electrónicos deben ser resguardados eficientemente por los proveedores; por lo que contar con todos los protocolos de seguridad web necesarios es indispensable.

Torres concluye “La emisión de comprobantes equivalentes POS de forma electrónica es un gran paso para la digitalización de las mipymes; quienes lo implementen aumentarán su productividad y competitividad en el mercado.”