¿Qué debo tener en cuenta si la DIAN visita mi negocio en su jornada de verificación de facturación electrónica?

En el 2023, la facturación electrónica toma cada vez más importancia en todos los sectores y negocios del país. Si bien su regulación inició en el 2020, aún hay negocios que no tienen implementada esta obligatoriedad y a su vez nacen nuevos requisitos que hacen que esté más presente en sus procesos. Cerca de 956.000 negocios se han acogido a la factura electrónica.

Pensando en esto, Alegra.com, la plataforma de contabilidad y proveedor de facturación electrónica ante la DIAN, comparte lo que deben tener en cuenta los micro, pequeños y medianos negocios, así como empresas grandes, en una visita del ente fiscal a sus instalaciones:

1. Estar al día con el proceso de habilitación de la facturación electrónica. ​ Debemos recordar que las personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios; personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT; personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT y contribuyentes del RST (Régimen Simple de Tributación) están obligados a emitir factura electrónica.

Si no se cumple con la obligación de facturar electrónicamente el negocio podrá ser sancionado con multas equivalentes al 1% de las operaciones registradas, sin que exceda los 950 UVT y si se incumple los plazos establecidos serán 15.000 UVT. 

2. Cumplir con el requisito de las 5 UVT en sistemas POS. A partir del 2023 inició un nuevo requisito para que los negocios generen obligatoriamente factura electrónica en sistemas POS cuando la venta supere los 5 UVT ($212.060). Esta obligatoriedad inició desde el 1 febrero para Grandes Contribuyentes y desde el 1 de abril entrará en vigencia para Declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios; declarantes de ingresos y patrimonio, (no grandes contribuyentes). Para ello deben contar con un sistema POS que pueda generar facturación electrónica, existen proveedores como Alegra.com que permitirán esto de forma automatizada una vez llegue el tope de venta.

3. No poner tantas trabas para generar la facturación electrónica. La DIAN ha comunicado que no se necesita tanta información para generar una factura electrónica y que no debe ser un “pero” para expedir, pues con sólo nombre o razón social, cédula o nit y correo electrónico bastará para generarla, ya no será necesario pedir el RUT. Esto lo deben conocer los negocios cuando los entes fiscales te pidan un ejemplo de cómo generarla.

4. La visita no sólo será sobre obligatoriedad de facturación electrónica. Recuerde que si es una visita por parte de la DIAN, ellos revisarán también el cumplimiento de sus obligaciones formales de acuerdo con la actividad económica que se desarrolle en el establecimiento.