Facturación electrónica: 6 recomendaciones para elegir el proveedor tecnológico ideal
En Colombia existen hasta el momento 89 proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN para prestar el servicio de facturación electrónica.
El 2020 ha sido un año de muchos retos para las empresas colombianas, desde las grandes hasta las pequeñas se han tenido que ajustar a los cambios que la emergencia de salud ha provocado. Uno de esos cambios son las nuevas fechas para la facturación electrónica y es que todas las empresas sin importar su tamaño están obligadas a facturar bajo el modelo de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
Las empresas que estén el proceso de implementar la facturación electrónica ya están con el reloj en su contra, pues el primer grupo debe iniciar a generar la factura digital desde el 15 de junio, pero antes de eso, ya tienen que estar realizando pruebas de validación previa ante la DIAN. Es por eso que la elección del proveedor tecnológico es muy importante y necesaria, pues es recomendable elegir el que mejor se ajuste a cada empresa.
Alegra.com, empresa de tecnología con soluciones de facturación electrónica, comparte las siguientes recomendaciones para que la elección del proveedor sea la mejor y pueda generar la factura digital en tiempo récord:
- Usabilidad. Las empresas deben tener en cuenta la experiencia de usuario para el contador del negocio debe ser excelente. Los sistemas complejos dificultan la implementación y pueden frustrar el proceso.
- Tecnología de nube. La coyuntura ha demostrado el poder de la nube, crear facturas desde cualquier dispositivo y lugar facilitará las operaciones de la empresa.
- Integración. El proveedor tecnológico debe tener la capacidad de integrarse con el programa contable y administrativo. Así se podrán llevar las facturas, el control de los ingresos y gastos, las cotizaciones, los inventarios, los reportes contables, y otros, en un sólo lugar.
- Soporte. El proveedor tecnológico elegido debe estar en la capacidad de dar un soporte rápido y de calidad de atención al cliente a la empresa por todos los canales existentes, así como de notificar las actualizaciones de acuerdo con los lineamientos establecidos por la DIAN.
- Seguridad. La información contable y financiera de la empresa estará en servidores web al estar en la nube así que el proveedor que se elija debe contar con todos los protocolos de seguridad web necesarios para que la información esté salvaguardada.
- Económico. Es importante que al adquirir un proveedor tecnológico el precio contratado de este incluya todas las funcionalidades indispensables para llevar la facturación y contabilidad del negocio, como incluir la firma digital necesaria para generar las facturas.
“Lo principal para empezar a implementar la facturación electrónica es tener claro con qué se va generar facturas, si lo deseo con un desarrollo propio, con la DIAN, o lo que es recomendable con un proveedor tecnológico autorizado”, comenta Andrés Torres, Líder de Facturación Electrónica de Alegra.com. “En Colombia existen 89 proveedores autorizados, así que las empresas tienen un ramillete de posibilidades para empezar a facturar. Nosotros lo que recomendamos es que el proveedor cumpla con las características que destacamos desde Alegra, para que la empresa no sufra contratiempos y disfrute los beneficios que la facturación electrónica trae a los negocios”, afirma Torres.